1. Postanowienia ogólne
1.1. Niniejszy Regulamin określa prawa i obowiązki Uczestników Konferencji oraz Instytutu Gruźlicy i Chorób Płuc, dalej zwany jest Regulaminem.
1.2. Organizatorem Konferencji jest Instytut Gruźlicy i Chorób Płuc z siedzibą w Warszawie, ul. Płocka 26, 01-138 Warszawa, wpisany do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000141482, posiadający NIP 525-000-88-38, REGON 000288490, zwany w dalszej części Regulaminu Organizatorem.
1.3. Konferencja odbywa się w terminie 9–10 października 2025 r., w DoubleTree by Hilton Hotel & Conference Centre, ul. Skalnicowa 21, 04-797 Warszawa. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany właściwości Konferencji, wskazanych w zdaniu pierwszym, do dnia rozpoczęcia Konferencji.
1.4. Uczestnikami Konferencji mogą być lekarze specjaliści, lekarze Podstawowej Opieki Zdrowotnej, mikrobiolodzy i inne osoby związane zawodowo z tematyką Konferencji oraz przedstawiciele sponsorów, w dalszej części Regulaminu zwani Uczestnikami.
1.5. W ramach Konferencji mogą odbywać się sesje naukowo-dydaktyczne, edukacyjne oraz wystawa przedsiębiorstw branży farmaceutycznej i sprzętowej. Dokładny program Konferencji dostępny jest na stronie internetowej www.kkpim.pl.
1.6. Każdy Uczestnik, biorący udział w Konferencji, otrzyma certyfikat uczestnictwa oraz punkty edukacyjne zgodnie z zasadami przyjętymi przez Okręgową Izbę Lekarską, o ile Okręgowa Izba Lekarska przewiduje taką możliwość.
2. Rejestracja i opłaty
2.1. W celu wzięcia udziału w Konferencji Uczestnik ma obowiązek dokonania rejestracji w Serwisie Internetowym Konferencji.
2.2. Warunkami uczestnictwa w Konferencji są:
- zgłoszenie uczestnictwa poprzez wypełnienie formularza rejestracyjnego dostępnego w Serwisie Internetowym Konferencji,
- dokonanie pełnej opłaty konferencyjnej w wysokości oraz terminie określonym na stronie internetowej Konferencji.
2.3. Wysokość opłat konferencyjnych, terminy ich uiszczania oraz zasady ewentualnych zwrotów podane są w Serwisie Internetowym Konferencji.
2.4. Rejestracja zostaje uznana za ważną po zaksięgowaniu pełnej opłaty na rachunku bankowym Organizatora.
2.5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za podanie błędnych lub nieprawdziwych danych przez Uczestnika podczas rejestracji.
2.6. Wysłanie zgłoszenia rejestracyjnego oznacza akceptację niniejszego Regulaminu oraz obowiązujących przepisów prawnych, a także wszelkich innych ustaleń dokonanych pomiędzy Uczestnikiem a Organizatorem.
2.7. Uczestnik otrzyma certyfikat zawierający uzyskane punkty edukacyjne – definiowane zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 6 października 2004 r. (Dz.U. z 2017 r. poz. 1923) – wyłącznie w przypadku wzięcia udziału w całości Konferencji.
3. Dane osobowe
3.1. Administratorem danych osobowych Uczestników jest Instytut Gruźlicy i Chorób Płuc z siedzibą w Warszawie (ul. Płocka 26, 01-138 Warszawa).
3.2. Dane osobowe przetwarzane będą w celu rejestracji i obsługi udziału w Konferencji, rozliczeń finansowych oraz przesyłania informacji związanych z Konferencją.
3.3. Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych, w tym prawa Uczestników, określa Polityka Prywatności dostępna w Serwisie Internetowym Konferencji.
4. Postanowienia końcowe
4.1. Akceptacja niniejszego Regulaminu jest warunkiem koniecznym uczestnictwa w Konferencji.
4.2. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w programie Konferencji oraz do odwołania wydarzenia z przyczyn niezależnych od Organizatora. W przypadku odwołania Konferencji Organizator dokona zwrotu uiszczonych opłat w całości.
4.3. W przypadku rezygnacji Uczestnika z udziału w Konferencji, zwrot opłaty możliwy jest na zasadach określonych w pkt 5 niniejszego Regulaminu.
4.4. Konferencja ma charakter zamknięty i nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu Ustawy z dnia 23 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz.U. 2009 nr 62, poz. 504).
4.5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników zagubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.
4.6. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za szkody wyrządzone na terenie obiektów konferencyjnych oraz miejsc zakwaterowania.
4.7. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego.
4.8. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego publikacji na stronie www.kkpim.pl.
5. Warunki płatności i zasady zwrotów
5.1. Opłata konferencyjna powinna być uiszczona w wysokości i terminie wskazanym w Serwisie Internetowym Konferencji.
5.2. Płatności należy dokonywać przelewem bankowym na rachunek Organizatora podany w Serwisie Internetowym Konferencji, z podaniem w tytule przelewu imienia, nazwiska i nazwy kongresu (skrót).
5.3. Brak wpłaty w wyznaczonym terminie skutkuje anulowaniem zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji.
5.4. Wystawienie faktury VAT nastąpi po zaksięgowaniu płatności na rachunku Organizatora.
5.5. W przypadku rezygnacji Uczestnika z udziału w Konferencji:
- rezygnacja zgłoszona do 30 dni przed rozpoczęciem Konferencji – zwrot 80% wniesionej opłaty,
- rezygnacja zgłoszona od 29 do 14 dni przed rozpoczęciem Konferencji – zwrot 50% wniesionej opłaty,
- rezygnacja zgłoszona na mniej niż 14 dni przed rozpoczęciem Konferencji – opłata nie podlega zwrotowi.
5.6. Rezygnacja powinna być złożona w formie pisemnej i przesłana na adres e-mail wskazany przez Organizatora. Datą złożenia rezygnacji jest data jej wpływu do Organizatora.
5.7. Organizator dopuszcza możliwość przeniesienia zgłoszenia na inną osobę – wymaga to zgłoszenia drogą mailową nie później niż 7 dni przed rozpoczęciem Konferencji.
6. Odstąpienie od umowy
6.1. Zgodnie z art. 38 pkt 12 Ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (Dz.U. 2014 poz. 827 ze zm.), Uczestnikowi nie przysługuje prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość w przypadku świadczenia usług związanych z wydarzeniami edukacyjnymi, jeżeli w umowie oznaczono dzień lub okres świadczenia usługi.
6.2. Udział w Konferencji jest usługą edukacyjną, której termin został ściśle określony, dlatego Uczestnik nie ma prawa odstąpienia od umowy w terminie 14 dni od jej zawarcia.
7. Reklamacje
7.1. Uczestnik ma prawo złożyć reklamację dotyczącą rejestracji, płatności lub przebiegu Konferencji.
7.2. Reklamacje należy składać w formie pisemnej lub drogą elektroniczną na adres e-mail Organizatora: boguslawa.wolosz@ww1.com.pl.
7.3. Reklamacja powinna zawierać: imię i nazwisko Uczestnika, adres e-mail podany przy rejestracji, opis zgłaszanego problemu oraz żądanie Uczestnika.
7.4. Organizator rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia jej otrzymania i poinformuje Uczestnika o wyniku postępowania reklamacyjnego drogą elektroniczną.
7.5. W przypadku konieczności uzupełnienia danych, Organizator wezwie Uczestnika do uzupełnienia reklamacji w terminie 7 dni.
8. Realizacja usługi
8.1. Świadczenie usługi udziału w Konferencji następuje w dniach 9–10 października 2025 r. w DoubleTree by Hilton Hotel & Conference Centre, ul. Skalnicowa 21, 04-797 Warszawa.
8.2. Uczestnik otrzymuje potwierdzenie rejestracji drogą elektroniczną po zaksięgowaniu płatności.
8.3. Warunkiem skorzystania z usługi jest osobista obecność Uczestnika w miejscu i terminie wskazanym przez Organizatora.
9. Dostępność miejsc
9.1. Liczba miejsc na Konferencji jest ograniczona.
9.2. O udziale w Konferencji decyduje kolejność zaksięgowanych wpłat.
9.3. Organizator zastrzega sobie prawo do zamknięcia rejestracji w przypadku wyczerpania puli miejsc.