1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejszy Regulamin określa zasady rejestracji, dokonywania płatności oraz uczestnictwa w 61. Krajowej Konferencji Pulmonologów i Mikrobiologów, zwanej dalej „Konferencją”.

1.2. Organizatorem Konferencji jest Instytut Gruźlicy i Chorób Płuc z siedzibą w Warszawie przy ul. Płockiej 26, 01-138 Warszawa, wpisany do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000141482, posiadający NIP 525-000-88-38 oraz REGON 000288490, zwany dalej „Organizatorem”.

1.3. Konferencja odbędzie się w dniach 1-2 października 2026 r. w Airport Hotel Okęcie przy ul. Komitetu Obrony Robotników 24, 02-148 Warszawa.

1.4. Konferencja ma charakter edukacyjno-naukowy i jest przeznaczona w szczególności dla lekarzy, przedstawicieli kadry zarządzającej szpitali i innych placówek ochrony zdrowia, mikrobiologów, diagnostów laboratoryjnych oraz innych osób zawodowo związanych z tematyką Konferencji.

1.5. Szczegółowy program Konferencji publikowany jest w Serwisie internetowym Konferencji. Organizator zastrzega sobie możliwość dokonywania uzasadnionych zmian w programie, kolejności wystąpień, składzie osobowym prelegentów oraz przydziale poszczególnych wystąpień do sal.

1.6. Opłata konferencyjna nie obejmuje kosztów dojazdu ani zakwaterowania, chyba że opis konkretnego pakietu wyraźnie stanowi inaczej.

1.7. Rezerwacja pokoju hotelowego stanowi odrębną usługę świadczoną przez hotel. Organizator nie jest stroną umowy dotyczącej zakwaterowania zawieranej przez Uczestnika z hotelem.

2. Rejestracja

2.1. Rejestracja na Konferencję odbywa się elektronicznie za pośrednictwem formularza dostępnego w Serwisie internetowym Konferencji.

2.2. Każdy Uczestnik dokonuje odrębnej rejestracji i może zakupić jeden pakiet uczestnictwa przeznaczony wyłącznie dla siebie. Rejestracja grupowa oraz zakup kilku miejsc na podstawie danych jednej osoby nie są dopuszczalne.

2.3. Uczestnik może wybrać jeden z następujących pakietów:

a) Pakiet dla lekarzy i kadry zarządzającej – 650,00 zł za osobę,

b) Pakiet dla mikrobiologów i diagnostów laboratoryjnych – 320,00 zł za osobę.

2.4. W ramach rejestracji Uczestnik zobowiązany jest podać kompletne, aktualne i zgodne z prawdą dane wymagane w formularzu, w szczególności imię, nazwisko, adres e-mail, dane rozliczeniowe oraz właściwy rodzaj uczestnika.

2.5. W zależności od wybranego rodzaju uczestnika Organizator może wymagać podania numeru prawa wykonywania zawodu lub innego numeru uprawnienia zawodowego.

2.6. Numer PWZ lekarza jest wymagany od Uczestnika, który jako rodzaj uczestnika wybrał rolę „Lekarz”. Numer PWZ nie jest wymagany od osoby należącej do kadry zarządzającej, jeżeli nie posiada ona prawa wykonywania zawodu lekarza.

2.7. W przypadku mikrobiologów i diagnostów laboratoryjnych Organizator może wymagać podania numeru uprawnienia zawodowego właściwego dla danej grupy, jeżeli taki numer jest niezbędny do przyznania punktów lub wystawienia prawidłowego certyfikatu.

2.8. Uczestnik odpowiada za poprawność podanych danych. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za brak możliwości dostarczenia potwierdzenia rejestracji lub certyfikatu spowodowany podaniem nieprawidłowego adresu e-mail albo innych błędnych danych.

2.9. Organizator może zwrócić się do Uczestnika o poprawienie lub uzupełnienie danych, jeżeli są one niepełne, nieprawidłowe albo budzą uzasadnione wątpliwości.

2.10. Wysłanie formularza rejestracyjnego wymaga zaakceptowania niniejszego Regulaminu oraz potwierdzenia zapoznania się z Polityką prywatności.

2.11. Zgoda na przesyłanie informacji dotyczących kolejnych edycji Konferencji jest dobrowolna, odrębna od akceptacji Regulaminu i nie stanowi warunku udziału w Konferencji.

2.12. Liczba miejsc na Konferencji jest ograniczona. Organizator może zakończyć rejestrację przed planowanym terminem, jeżeli pula dostępnych miejsc zostanie wyczerpana.

3. Płatności i faktury

3.1. Płatności za udział w Konferencji realizowane są online za pośrednictwem systemu Przelewy24 obsługiwanego przez PayPro S.A. z siedzibą przy ul. Pastelowej 8, 60-198 Poznań.

3.2. Uczestnik może skorzystać z metod płatności aktualnie udostępnionych w systemie Przelewy24, w szczególności płatności kartą, BLIK oraz szybkich przelewów elektronicznych.

3.3. Warunkiem skutecznego zakończenia rejestracji jest dokonanie pełnej opłaty za wybrany pakiet oraz otrzymanie przez Organizatora potwierdzenia poprawnego wykonania płatności.

3.4. Po wysłaniu zamówienia Uczestnik otrzyma na podany adres e-mail wiadomość potwierdzającą przyjęcie rejestracji i zawierającą informacje dotyczące zamówienia oraz płatności.

3.5. Po potwierdzeniu płatności Uczestnik otrzyma wiadomość potwierdzającą opłacenie udziału w Konferencji.

3.6. Nieopłacone zamówienie może zostać automatycznie anulowane. Ponowne uzyskanie miejsca będzie wówczas wymagało przeprowadzenia nowej rejestracji, pod warunkiem dostępności miejsc.

3.7. Faktury wystawia Organizator. Uczestnik zobowiązany jest podać podczas składania zamówienia kompletne i prawidłowe dane niezbędne do wystawienia faktury.

3.8. Faktura może zostać przesłana w formie elektronicznej na adres e-mail podany podczas składania zamówienia, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

3.9. Operator płatności może przetwarzać dane Uczestnika jako odrębny administrator w zakresie niezbędnym do wykonania płatności, przeciwdziałania nadużyciom oraz realizacji obowiązków wynikających z przepisów dotyczących usług płatniczych.

4. Zasady uczestnictwa i certyfikaty

4.1. Uczestnictwo w Konferencji ma charakter osobisty. Uczestnik nie może udostępniać swojego zgłoszenia ani potwierdzenia rejestracji innej osobie bez wcześniejszej zgody Organizatora.

4.2. Organizator może weryfikować tożsamość Uczestnika oraz zgodność jego danych z informacjami podanymi podczas rejestracji.

4.3. Certyfikat uczestnictwa zostanie wystawiony wyłącznie osobie, która:

a) dokonała prawidłowej rejestracji,

b) opłaciła udział w Konferencji,

c) uczestniczyła w Konferencji w zakresie wymaganym przez Organizatora,

d) posiada w systemie kompletne dane niezbędne do wystawienia certyfikatu.

4.4. Obecność może być potwierdzana za pomocą list uczestników, identyfikatorów, systemu elektronicznego albo innej metody wskazanej przez Organizatora.

4.5. Certyfikat zostanie przesłany po zakończeniu Konferencji na indywidualny adres e-mail podany podczas rejestracji.

4.6. Dla lekarzy i kadry zarządzającej oraz dla mikrobiologów i diagnostów laboratoryjnych przygotowywane są odrębne wzory certyfikatów.

4.7. Certyfikaty dla poszczególnych grup mogą zawierać różną liczbę punktów oraz podpisy różnych osób upoważnionych przez Organizatora.

4.8. Liczba punktów właściwa dla danej grupy zostanie podana przez Organizatora po jej zatwierdzeniu przez właściwy podmiot albo zostanie wskazana na certyfikacie.

4.9. Samo dokonanie rejestracji lub wniesienie opłaty bez potwierdzonego udziału w Konferencji nie stanowi podstawy do otrzymania certyfikatu ani punktów.

5. Rezygnacja, zmiana uczestnika i zwroty

5.1. Rezygnację z udziału w Konferencji należy zgłosić w formie elektronicznej na adres biura organizacyjnego. Datą zgłoszenia rezygnacji jest data wpływu wiadomości do Organizatora.

5.2. Z zastrzeżeniem uprawnień konsumenta opisanych w punkcie 6 Regulaminu, w przypadku rezygnacji Uczestnika:

a) rezygnacja zgłoszona najpóźniej 30 dni przed rozpoczęciem Konferencji – zwrot 80% wniesionej opłaty,

b) rezygnacja zgłoszona od 29 do 14 dni przed rozpoczęciem Konferencji – zwrot 50% wniesionej opłaty,

c) rezygnacja zgłoszona na mniej niż 14 dni przed rozpoczęciem Konferencji – opłata nie podlega zwrotowi.

5.3. Zwrot środków zostanie dokonany przy użyciu tej samej metody płatności, która została wykorzystana podczas składania zamówienia, chyba że Uczestnik i Organizator uzgodnią inny sposób.

5.4. Organizator może dopuścić przeniesienie opłaconego zgłoszenia na inną osobę. Wniosek w tej sprawie należy przesłać nie później niż 7 dni przed rozpoczęciem Konferencji.

5.5. Osoba zastępująca dotychczasowego Uczestnika zobowiązana jest przekazać komplet danych wymaganych podczas rejestracji. Organizator może odmówić zmiany, jeżeli dane nie zostaną przekazane w wymaganym terminie lub zmiana uniemożliwiałaby prawidłowe przyznanie punktów i wystawienie certyfikatu.

6. Prawo odstąpienia od umowy

6.1. Konsumentowi, a także osobie fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, jeżeli zawarta umowa nie ma dla niej charakteru zawodowego, co do zasady przysługuje prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia, bez konieczności podawania przyczyny.

6.2. Oświadczenie o odstąpieniu od umowy należy przesłać drogą elektroniczną na adres biura organizacyjnego. Oświadczenie powinno zawierać co najmniej imię i nazwisko Uczestnika, adres e-mail użyty podczas rejestracji oraz numer zamówienia.

6.3. W przypadku skutecznego odstąpienia od umowy Organizator zwróci otrzymaną płatność nie później niż w terminie 14 dni od dnia otrzymania oświadczenia.

6.4. Jeżeli na wyraźne żądanie Uczestnika świadczenie usługi rozpocznie się przed upływem terminu do odstąpienia od umowy, Uczestnik może być zobowiązany do zapłaty za świadczenia spełnione do chwili odstąpienia.

6.5. Prawo odstąpienia wygasa po pełnym wykonaniu usługi, jeżeli wykonanie rozpoczęło się za uprzednią, wyraźną zgodą Uczestnika, który został poinformowany, że po spełnieniu świadczenia utraci prawo odstąpienia od umowy.

6.6. Po upływie ustawowego terminu do odstąpienia zastosowanie mają zasady rezygnacji i zwrotów określone w punkcie 5 Regulaminu.

7. Zmiana terminu lub odwołanie Konferencji

7.1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany programu, harmonogramu, prelegentów oraz organizacji poszczególnych sesji, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami organizacyjnymi, technicznymi albo niezależnymi od Organizatora.

7.2. W przypadku odwołania Konferencji Uczestnikom zostanie zwrócona pełna opłata konferencyjna.

7.3. W przypadku zmiany terminu Konferencji Uczestnik może zaakceptować nowy termin albo zrezygnować z udziału i otrzymać zwrot opłaty.

7.4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za koszty noclegów, przejazdów ani innych usług zamówionych samodzielnie przez Uczestnika u podmiotów trzecich, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

8. Reklamacje

8.1. Uczestnik może złożyć reklamację dotyczącą rejestracji, płatności, organizacji Konferencji lub certyfikatu.

8.2. Reklamacje należy kierować na adres e-mail biura organizacyjnego: boguslawa.wolosz@ww1.com.pl.

8.3. Reklamacja powinna zawierać:

a) imię i nazwisko Uczestnika,

b) adres e-mail podany podczas rejestracji,

c) numer zamówienia, jeżeli reklamacja dotyczy zamówienia lub płatności,

d) opis problemu,

e) oczekiwany sposób rozwiązania sprawy.

8.4. Organizator rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania. Jeżeli rozpatrzenie reklamacji wymaga uzupełnienia informacji, termin może być liczony od dnia otrzymania kompletnego zgłoszenia.

8.5. Reklamacje dotyczące samej usługi płatniczej mogą być rozpatrywane również przez operatora Przelewy24, zgodnie z jego regulaminem.

9. Dane osobowe

9.1. Administratorem danych osobowych Uczestników jest Instytut Gruźlicy i Chorób Płuc z siedzibą w Warszawie przy ul. Płockiej 26, 01-138 Warszawa.

9.2. Dane osobowe przetwarzane są w szczególności w celu obsługi rejestracji, realizacji płatności, organizacji Konferencji, prowadzenia listy obecności, wystawiania i wysyłania certyfikatów, rozliczeń, wystawiania faktur oraz rozpatrywania reklamacji.

9.3. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych znajdują się w Polityce prywatności dostępnej w Serwisie.

9.4. Dane do celów marketingowych dotyczących kolejnych edycji Konferencji są przetwarzane wyłącznie na podstawie odrębnej, dobrowolnej zgody.

10. Postanowienia końcowe

10.1. Konferencja ma charakter zamknięty i nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu przepisów o bezpieczeństwie imprez masowych.

10.2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników zagubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji, z wyjątkiem przypadków, w których odpowiedzialność Organizatora wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów.

10.3. Uczestnik ponosi odpowiedzialność za szkody wyrządzone przez siebie na terenie obiektu konferencyjnego.

10.4. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego oraz ustawy o prawach konsumenta.

10.5. Organizator może dokonać zmiany Regulaminu z ważnych przyczyn, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, sposobu obsługi płatności albo organizacji Konferencji. Zmiana nie może naruszać praw nabytych przez Uczestnika przed jej wejściem w życie.

10.6. Regulamin obowiązuje od dnia jego publikacji w Serwisie internetowym Konferencji.

Biuro organizacyjne

WW1 Sp. z o.o.
ul. Zygmunta Glogera 2 lok. 11
02-051 Warszawa

Bogusława Wołosz
senior project & sales manager
e-mail: boguslawa.wolosz@ww1.com.pl
tel.: +48 512 193 176